Вот полный запрос, который можно использовать для такого случая.
Помоги подготовить два разных материала на основе проверенного плана.
Исходная ситуация:
В команде 5 человек. Нужно навести минимальный порядок в общих рабочих материалах: инструкции, шаблоны, записи встреч, примеры документов и ссылки сейчас лежат в общей папке, личных папках сотрудников и в чате. Новички часто задают одни и те же вопросы. Новую систему внедрять нельзя, работаем в текущей общей папке.
Проверенный план:
Задача — навести минимальный порядок в общих рабочих материалах команды без внедрения новой системы.
Желаемый результат — через 2 недели у команды есть рабочая структура общей папки, в которой разложены 20 самых нужных материалов. Спорные или устаревшие файлы не удалены, а помечены для проверки. Для новых материалов зафиксировано короткое правило: куда добавлять файл, как называть и кто проверяет актуальность.
Что уже известно:
- материалы сейчас разбросаны между общей папкой, личными папками и чатом;
- новички часто ищут шаблоны, инструкции и примеры;
- новую систему внедрять нельзя;
- активно участвовать могут 2 человека;
- остальные сотрудники могут дать короткую обратную связь;
- спорные материалы нельзя удалять без проверки владельца.
Что потребуется для запуска:
- 2 активных участника;
- 2 недели на первый этап;
- доступ к общей папке;
- 30 минут на согласование структуры с руководителем.
Первый этап:
Собрать список 20 материалов, которые команда чаще всего ищет, пересылает новичкам или использует в повторяющихся задачах.
Первый шаг на ближайшие 1–2 дня:
Отправить команде короткий запрос: «Пришлите, пожалуйста, 5–7 материалов, ссылок или файлов, которые вы чаще всего ищете сами или отправляете новичкам. Можно просто списком, без оформления. Срок — до конца завтрашнего дня».
Важные ограничения:
- не переносить сразу все материалы;
- не удалять спорные или устаревшие файлы;
- не внедрять новый инструмент;
- не пытаться сделать идеальную базу знаний на первом этапе;
- всё спорное складывать или помечать как «На проверку».
Нужно подготовить два материала.
Материал 1 — для руководителя.
Цель: руководитель должен понять, что мы предлагаем сделать, зачем это нужно, какой минимальный результат будет через 2 недели, какие ресурсы нужны и какой вопрос требует его решения.
Формат: короткая сводка на 8–10 предложений с отдельным блоком «Вопрос на решение».
Тон: деловой, спокойный, без давления.
Что включить: проблему, предлагаемый результат, ресурс 2 человека и 2 недели, необходимость 30 минут на согласование структуры, вопрос на решение.
Что не включать: подробные внутренние этапы, черновые рассуждения, длинный список рисков, технические детали раскладки файлов.
Материал 2 — для коллеги, который будет вторым активным участником.
Цель: коллега должен понять, что конкретно сделать на первом этапе, в каком виде, к какому сроку и чего не делать.
Формат: постановка задачи со структурой: задача, формат результата, срок, что не нужно делать на этом этапе, что делать со спорными материалами.
Тон: рабочий, конкретный, доброжелательный.
Что включить: сбор списка 20 материалов, таблицу или список с нужными полями, срок, границы задачи, запрет удалять или переносить спорные материалы.
Что не включать: общую управленческую логику, полный план на 2 недели, решения, которые ещё должен согласовать руководитель.
Ограничения:
- не добавляй факты и обещания, которых нет в исходном материале;
- не выдумывай имена людей, используй плейсхолдеры [имя/роль];
- не меняй смысл плана;
- не обещай, что порядок точно решит все проблемы команды;
- если где-то не хватает данных, пометь это отдельно как место для проверки перед отправкой.
После двух материалов добавь короткое пояснение:
1. Что убрано и что оставлено в версии для руководителя.
2. Что добавлено и что убрано в версии для коллеги.
Прежде чем отвечать, задай мне уточняющие вопросы, если каких-то данных не хватает.
